voor inwoners, met gemeenten

Veelgestelde vragen

Declareren

Alle declaraties dienen digitaal te worden aangeleverd via Vecozo. Papieren facturen worden niet verwerkt en-/of uitbetaald. Als u een softwarepakket heeft voor uw declaraties dan kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier om uitleg te vragen hoe u toewijzingen (301 berichten) kunt verwerken en declaraties (303 berichten) kunt verzenden. Mocht u geen eigen softwarepakket hebben en uw administratie in bijvoorbeeld in Excel bijhouden, dan kunt u gebruik maken van de Berichten-app van Zilliz. De Berichten-app is een eenvoudig gratis programma waarmee u declaraties kunt aanmaken en verzenden. Wilt u meer informatie of wilt u de handleiding bekijken? Klik hier

Als uw declaratie is afgekeurd dan kan dit een aantal redenen hebben. De reden van afkeur ontvangt u in een retourbericht (iWMO304 of iJW304). Hierin staat beschreven wat de reden van afkeur is. Wij vragen u altijd het originele declaratiebericht goed te controleren op reden van afkeur, voordat u een mail stuurt naar de afdeling Inkoop en Contractbeheer. Controleer altijd uw ingediende declaratie op de volgende aspecten;

  • Is het juiste beschikkingsnummer voor de periode gebruikt waarover u declareert;
  • Is het Juiste beschikkingsnummer voor de het product gebruikt;
  • Check of u een toewijzing heeft;
  • Is het contractueel vastgestelde tarief gebruikt;
  • Zijn de juiste eenheden gebruikt;
  • Is het juiste tarief gebruikt in combinatie met eenheden;
  • Is de juiste productcode gebruikt;
  • Is de correcte periode gehanteerd in de declaratie

Top 5 afkeurmeldingen:
De meeste declaraties worden afgekeurd op de volgende meldingen:

Er is geen machtiging/beschikking afgegeven
In dit geval heeft het systeem geen match kunnen vinden tussen de declaratie en toewijzing voor de periode waarover u declareert. Check goed van tevoren of u het juiste toewijzingsnummer/beschikkingsnummer heeft gebruikt. Dit nummer kunt u terugvinden in het ontvangen 301-bericht of op het Digitaal Leefplein.

Tarief product ontbreekt of is niet in overeenstemming met de contractafspraken
Deze afkeuring kan diverse oorzaken hebben. Mogelijkerwijs gebruikt u een verkeerd tarief, omdat u het tarief bijvoorbeeld afrond naar boven of gebruikt u de verkeerde eenheden in uw declaratie. Controleer of u de juiste eenheden gebruikt met het daarbij horende tarief en doe een extra check op het totaaltarief. Wees er alert op dat er geen getallen worden omgedraaid.

Maximum te claimen bedrag is reeds gedeclareerd
Deze melding geeft aan dat u het maximum van het totaalbudget heeft bereikt. Het bedrag dat u declareert, is hoger dan het budget wat er op de toewijzing nog open staat.

Voorbeeld: U heeft een toewijzing gekregen met een totaalbudget van €500. U heeft al voor €400 aan declaraties ingeschoten en deze declaraties zijn allen goedgekeurd. De laatste declaratie die u indient, is een bedrag van €200 met als gevolg dat u deze afkeurreden terug krijgt. De afkeur is juist, want er staat nog slechts een bedrag van €100 open. Controleer goed of het overschreden bedrag (€100) niet onder een andere toewijzing valt.

Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode
In dit geval dient u een declaratie in met een begin en/-of einddatum die buiten de toewijzingsperiode valt. Controleer welke begin- en einddatum de toewijzing heeft in het Digitaal Leefplein. U kunt geen declaratie indienen met een datum die voor of na de toewijzing valt.

Factuurnummer declarant ontbreekt, is onjuist of is niet uniek (nummer is reeds gebruikt in een voorgaande factuur)
Ook deze afkeurreden kent meerdere oorzaken. In de meeste gevallen betekent het dat u al eerder een declaratie over deze periode heeft ingediend.

LET OP! Als uw factuur volledig of gedeeltelijk is afgekeurd en u wilt een nieuwe factuur indienen, gebruik dan altijd een nieuw factuurnummer.

Het kan voorkomen dat u wel een toewijzing heeft ontvangen via het Digitaal Leefplein (DLP), maar niet het bijbehorende 301- bericht. Mocht u wel een mailnotificatie hebben ontvangen via het DLP, maar nog geen 301-bericht via Vecozo, neemt u dan even contact met ons op via Contractbeheer@regiogv.nl.

Als u geen financieel pakket gebruikt, dan kunt u voor het indienen van declaraties gebruik maken van de VNG berichten app. Meer informatie >

Na goedkeuring van een correcte declaratie geldt er een contractuele betalingstermijn van 30 dagen om een declaratie uit te betalen. Momenteel vinden de meeste betalingen binnen 20 dagen plaats. Regio Gooi en Vechtstreek controleert dagelijks alle declaratieberichten en stuurt in 95% van alle gevallen dezelfde dag retourinformatie terug.

De productcodelijst vindt u in vraag 6 “waar vind ik de tarieven?”

Via de website agbcode.nl kunt u een AGB-code aanvragen. Voor meer informatie klik hier.

Om gebruik te maken van het digitale berichtenverkeer dient u zich aan te sluiten bij Vecozo. Dit kan door middel van dit inschrijfformulier. Houd u er rekening mee dat u onderstaande gegevens/documenten bij de hand heeft om alles correct in te vullen;

  • AGB-code van de onderneming en eventueel de vestiging(en)
  • KvK-nummer van de onderneming en eventueel de vestiging(en)
  • Naam van de tekenbevoegde
  • Naam van de contactpersoon (alleen bij nieuwe klanten)
  • Uw persoonlijke contactgegevens.

    • Nadat u aangesloten bent bij Vecozo, dient u nog certificaten te installeren op uw Vecozo-aansluiting. Tenslotte dienen de rechten ingesteld te worden op deze certificaten.

    Voor meer informatie omtrent de aansluiting van Vecozo, verwijzen we u door naar de supportdesk van Vecozo.

Blaricum: 376

Eemnes: 317
Huizen: 406
Laren: 417
Hilversum: 402
Gooise Meren: 1942
Weesp: 457
Wijdemeren: 1696

Als uw KvK-nummer wordt aangepast, is er geen rechtsgeldige overeenkomst meer van kracht. De reden hiervoor is dat u niet meer dezelfde partij bent waarmee de overeenkomst is afgesloten. Wanneer u van KvK-nummer wijzigt dient u uw lopende contract op de juiste wijze (officiële opzeggingsbrief) en tijdig op te zeggen conform de geldende voorwaarden uit uw overeenkomst en-/of bijbehorende stukken. Let u er tevens op dat de nieuwe organisatie een inschrijving indient via de site van de aanbestedingskalender.nl

Als uw bankrekeningnummer is aangepast dan dient u dit door te geven aan Inkoop en Contractbeheer via contractbeheer@regiogv.nl.

Een AGB-code aanpassen, vergt veel van de administratieve processen van Regio Gooi en Vechtstreek en de gemeenten, doordat het gehele toewijzingsproces en declaratieproces is ingericht op de betreffende periode. Wanneer een AGB-code verandert wordt, kan dit vergaande gevolgen hebben voor het administratieproces. Mocht u toch van plan zijn om uw AGB-code te wijzigen dan kunt u dit het beste doen in overleg met de afdeling Inkoop en Contractbeheer via contractbeheer@regiogv.nl.

Cliënten betalen een eigen bijdrage voor ondersteuning vanuit de Wmo. Om ervoor te zorgen dat deze cliënten een factuur voor de eigen bijdrage krijgen, is uw aanlevering van cliënt- en zorggegevens bij het CAK van belang. Tijdige, juiste en volledige aanlevering van gegevens zorgt ervoor dat de cliënt op tijd, in één keer de juiste factuur ontvangt. Deze aanlevering dient te gebeuren volgens de door het CAK gestelde voorwaarden. Op de website van het CAK is informatie te vinden over het aanleveren van gegevens.

Op basis van de met u afgesloten overeenkomst levert u per zorgperiode de productiegegevens aan van de geleverde zorg per cliënt. Op deze pagina staat meer informatie over de meldcodes die gehanteerd moeten worden bij de aanlevering van productiegegevens aan het CAK in 2017.

Gegevens van cliënten die Intramurale zorg bij een Beschermd Wonen aanbieder afnemen waarbij er geen scheiding is tussen wonen/zorg wordt aangemeld door de centrumgemeente. In situaties waarbij er wel sprake is van zorg met een scheiding tussen wonen/zorg (dus geen opslag huisvesting) dienen aanbieders zelf de cliëntengegevens aan te leveren aan het CAK conform meegestuurde memo. Indien u deze memo niet in uw bezit heeft, dan kunt u deze opvragen bij de afdeling Contractbeheer via contractbeheer@regiogv.nl.

Regio Gooi en Vechtstreek werkt vanaf 2016 niet meer met bevoorschotting. U kunt dus geen voorschot aanvragen.

Toewijzingen

U kunt alleen zorg aanmelden als u een gecontracteerde jeugdaanbieder bent voor Regio Gooi & Vechtstreek met toegang tot het Digitaal Leefplein. Tevens moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • U dient een rechtsgeldige verwijzing te hebben voor een beschermingsmaatregel of jeugdreclassering, de BGGZ, EED, SGGZ, Ziekenhuis gerelateerde GGZ, Jeugdhulp, driemilieuvoorziening of gesloten jeugdhulp;
  • De rechtsgeldige verwijzer is een rechter (Gesloten jeugdhulp, een beschermingsmaatregel of jeugdreclassering), huisarts, medisch specialist of een gecontracteerde gecertificeerde instelling (m.u.v. EED);
  • ‘Bij EED dient u in het bezit te zijn van een ontvankelijkheidverklaring van ‘Zien In De Klas’ voordat u gaat behandelen voor Jeugd EED;

Indien een Gecertificeerde Instelling of een huisarts begeleiding toewijst uit de overeenkomst Maatschappelijke ondersteuning, dan dient u contact op te nemen met de uitvoeringsdienst van de gemeente. De jeugdconsulenten kunnen goed bepalen welk begeleidingsproduct het meest passend is.

U kunt als gecontracteerde aanbieder per mail contact opnemen met Inkoop & Contractbeheer (contractbeheer@regiogv.nl). In het emailbericht vraagt u namens uw organisatie een toegangsaccount aan tot het Digitaal Leefplein. Vermeld in het emailbericht het e-mailadres en de naam van de betreffende accounthouder waarvoor de toegang wordt aangevraagd. U ontvangt zo spoedig mogelijk een e-mail van ons met een inlognaam, wachtwoord en de nodige instructies over het Digitaal Leefplein.

U kunt als gecontracteerde aanbieder bestanden uitwisselen met ons via het Digitaal Leefplein. Op deze pagina vindt u een formulier waar u bestanden kunt uploaden en een toelichting kunt geven. Beveiligde bestanden die u per mail verzendt aan de afdeling Inkoop & Contractbeheer worden in verband met beveiligingsredenen opgevangen door onze spamfilter.

Ga naar de website www.digitaalleefplein.nl en klik op de optie “Wachtwoord vergeten?” Vul op deze pagina uw e-mailadres in om uw wachtwoord te wijzigen. U zult een e-mail ontvangen met verdere instructies over hoe u uw wachtwoord kunt wijzigen.

Een verlenging voor een toewijzing kan de cliënt aanvragen bij het uitvoeringsloket van de desbetreffende gemeente waar de cliënt woonachtig is. De cliënt wordt verzocht 8 weken voordat de beschikking afloopt contact op te nemen met de gemeente voor de verlenging van de beschikking. Voor de BGGZ kan een aanbieder een verlenging van een tweede traject aanvragen bij het Consultatie en Adviesteam via cenateam@regiogv.nl.

Het omzetten van de aanmelding naar een toewijzing duurt maximaal 10 werkdagen. Heeft u vragen dan kunt u contact opnemen met de afdeling Inkoop- en Contractbeheer (contractbeheer@regiogv.nl).

Heeft u een inhoudelijk vraag over de opdracht die u van de gemeente heeft ontvangen? Dan kunt u contact opnemen met het betreffende uitvoeringsloket van de gemeente. U wordt verzocht het toewijzingsnummer in de e-mail te vermelden indien u contact opneemt per mail. Heeft u vragen over declaratieproces, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Inkoop en Contractbeheer (contractbeheer@regiogv.nl).

Inkoopproces

U kunt zich via het platform de aanbestedingskalender inschrijven voor lopende inkooptrajecten. De inkooptrajecten vindt u onderaan deze pagina.

U kunt zich via de aanbestedingskalender inschrijven voor inkooptrajecten. De inkooptrajecten vindt u hier

Voor de voorzieningen Jeugdhulp, Hulp bij het huishouden, jeugdbescherming jeugdreclassering & drang, Beschermd wonen en Maatschappelijke Ondersteuning kunt u zich gedurende het hele jaar inschrijven. Tussen het moment van inschrijving en het moment van contractering zit gemiddeld 3 maanden.

Voor andere inkooptrajecten zijn beperktere mogelijkheden van inschrijving. U kunt bij de afdeling contractbeheer naar het eerstvolgende moment van inschrijving vragen.

De regio Gooi en Vechtstreek bestaat uit de gemeenten Gooise Meren, Huizen, Blaricum, Eemnes, Laren, Hilversum, Wijdemeren en Weesp. In uw overeenkomst leest u welke gemeenten deelnemen aan uw overeenkomst.

Het is niet mogelijk om per gemeente in te schrijven. Als een Opdrachtnemer zich inschrijft dan heeft de Opdrachtnemer een leveringsplicht voor alle gemeenten waarmee Opdrachtnemer een overeenkomst is aangegaan binnen de Regio Gooi en Vechtstreek.

Het is niet mogelijk om te onderhandelen over de tarieven. In onze toelatingsdocumenten staan onze tarieven weergegeven. Deze tarieven gelden voor alle gecontracteerde aanbieders. Deze tarieven zijn gebaseerd op een kostprijsonderzoek. Regio Gooi & Vechtstreek streeft naar maatschappelijk aanvaardbare tarieven. Wanneer u zich inschrijft voor een inkooptraject conformeert u zich automatisch aan onze tarieven.

De contractuele eisen waaraan u moet voldoen staan beschreven in het toelatingsdocument, de overeenkomst, invulsjabloon en de Nota van Inlichtingen. Per inkooptraject kunt u de documenten vinden op de aanbestedingskalender. Klik hier voor meer informatie.

U kunt het gedeelte van het invulsjabloon m.b.t. het inschrijven van de percelen opnieuw invullen en naar ons opsturen. Wij zullen dan contact met u opnemen.

In het contract wat u heeft afgesloten met Regio Gooi en Vechtstreek kunt u vinden voor welke percelen u gecontracteerd bent.

Gecontracteerde aanbieders voor de Jeugdwet vindt u hier. Gecontracteerde aanbieders voor de Wmo vindt u hier

Uw onderaannemer kunt u bij contractbeheer aanmelden via contractbeheer@regiogv.nl. Dit kan echter alleen als de betreffende overeenkomst ook onderaannemerschap toelaat.

U kunt niet afzonderlijk kennis maken met de uitvoeringsdiensten. Wel wordt aan de uitvoeringsdiensten op diverse wijze gecommuniceerd dat u een gecontracteerde zorgaanbieder bent. Daarnaast wordt er ook tweemaal een zorgmarkt georganiseerd waarbij zorgaanbieders en consulenten elkaar kunnen ontmoeten.

U kunt aan de afdeling contractbeheer aangeven waarom uw zorgaanbod niet aansluit bij ons zorgaanbod via contractbeheer@regiogv.nl. Wij zullen dan contact met u leggen.